Políticas de privacidad, tratamiento de datos y condiciones de uso

Políticas de Privacidad, Tratamiento de Datos y Condiciones se Uso

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO DE DATOS Y CONDICIONES DE USO

POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

• Razón Social: AIPEX S.A.S
• NIT: 901789404-7
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: (57) 3175146890
• Página web: www.aipexapp.com

 

 

1. ¿QUIÉNES SOMOS?

AIPEX S.A.S es una empresa que ofrece asesoría y orientación integral en temas jurídicos, psicosociales, administrativos, financieros y de extinción de dominio, para las Personas Privadas de la Libertad (PPL) y su grupo familiar, que están enfrentando un proceso de extradición en Colombia.

En esta política nos llamamos a nosotros mismos “AIPEX”, “AIPEX S.A.S” o “nosotros”; somos responsables del tratamiento de sus datos personales que recopilamos a través del portal web, la aplicación APP, formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, redes sociales, publicaciones, noticias en medios de comunicación, consulta de los procesos en la rama judicial, entre otros.

1. ALCANCE

La presente política establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por AIPEX S.A.S en desarrollo de su objeto social.

1. ¿QUÉ DATOS RECOPILAMOS Y CÓMO LOS UTILIZAMOS?

Los datos que recopilamos o recopilaremos pueden incluir, sin limitarse lo siguiente: nombre(s) y apellido(s), tipo y número de identificación, NIP (Número de Identificación Penitenciario), TD (Tarjeta Dactiloscópica), género, dirección de correo electrónico, dirección, número de teléfono fijo y/o celular, fecha de nacimiento, edad o rango de edad, fecha y lugar de expedición del documento de identidad, información que haya compartido con nosotros sobre usted, por ejemplo, a través de redes sociales o servicios de mensajería instantánea, datos relacionados con su navegación en nuestro sitio web (dirección IP, información de navegador, información de su dispositivo, localización), entre otros. Igualmente, si ejerce alguno de sus derechos legales en virtud de la Ley 1581 de 2012 (LEPDP), conservaremos un registro de esto y cómo respondemos. Le informamos que sus datos podrán ser obtenidos, almacenados, usados, consultados, procesados, reportados, suprimidos, actualizados, anonimizados, disociados, transmitidos y/o transferidos a terceros o aliados, dentro y/o fuera de Colombia y en general tratados de forma manual o automatizada para ejercer las funciones de AIPEX S.A.S, y específicamente para las siguientes finalidades:

3.1 Clientes y usuarios Registrados en la plataforma AIPEXAPP: 

1. Llevar los registros de los clientes y usuarios delegados y autorizados en la aplicación app o portal web de aipexapp.com, con la información y documentos allí registrados, adjuntados e inscritos; este tratamiento cumple las finalidades previstas en la ley para cada uno de los registros privados. 
2. Dar cumplimiento al Sistema de Conocimiento de Clientes y Usuarios. 
3. Adelantar actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de los servicios prestados por AIPEX S.A.S. 
4. Ofrecer productos, servicios y planes de Asesoría Integral para las Personas en Proceso de Extradición, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de información.
5. el estado y evidencia del proceso, el estado en que se encuentre, las necesidades y preferencias que tenga el cliente para afrontar el proceso de extradición en Colombia. 
6. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. Así mismo, informamos que los datos personales que reposan en los registros públicos pueden ser accedidos por terceros para la oferta de bienes y/o prestación de servicios como parte del ecosistema que promueve APIEX S.A.S, y/o para ejercer el derecho a informarse (Artículo 20 CP.). 

3.2 Clientes Registrados y Usuarios autorizados: 

1. Realizar campañas y comunicaciones para los afiliados, enviando información por cualquier medio conocido. 
2. Verificar la veracidad de datos para garantizar la transparencia en los procesos de afiliación. 
3. Gestionar riesgos empresariales. 
4. Adelantar actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de los servicios de afiliación prestados por AIPEX S.A.S. 5. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 

3.3 Clientes eventos o servicios: 

1. Gestionar, seguir y actualizar la solicitud de participar en cualquier evento y/o servicio que desarrolle AIPEX S.A.S o sus aliados, organizadores y/o posibles patrocinadores, cuyas marcas, nombres y logos son visibles en el desarrollo del evento y/o servicio. 
2. Enviar mediante correo electrónico, correo postal, SMS, MMS, redes sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como confirmaciones o mensajes previos al inicio de la participación en el evento y/o servicio de su interés. 
3. Adelantar actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de los eventos y/o servicios prestados por AIPEX S.A.S. 
4. Ofrecer productos, servicios y eventos, entre otras actividades comerciales y de prestación de servicios de AIPEX S.A.S o sus aliados, organizadores y/o posibles patrocinadores, cuyas marcas, nombres y logos son visibles en el desarrollo del evento/servicio. 
5. Desarrollar los eventos que impacten el fortalecimiento de la relación con los clientes y venta de servicios. 
6. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 
7. Ofrecerle marketing relevante, enviarle publicidad física o digital de los servicios de AIPEX S.A.S mediante el envío de correos electrónicos, SMS, MMS, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea, o llamadas telefónicas. 
8. Desplegar acciones de inteligencia de negocios, prospectiva de clientes, analítica, investigación y tendencias de mercado que permitan a sus aliados conocer mejor a sus consumidores y/o usuarios; y a éstos obtener mayores beneficios en una red más amplia de ofertas en el mercado. 

 

El cliente, su representante o la persona autorizada por el cliente, otorgan a AIPEX el consentimiento y autorización para consultar, obtener, procesar y conservar información personal del cliente a través del portal web, la aplicación APP, formularios físicos o electrónicos, correo electrónico, teléfono, junto con la información pública en redes sociales, publicaciones, noticias en medios de comunicación, consulta de los procesos registrados para el cliente en la rama judicial y otra información relevante de su proceso de extradición en la Dirección de Asuntos Internacionales de la Fiscalía General de la Nación, Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, Dirección de Asuntos Internacionales del Ministerio de Justicia y del Derecho, Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia y por solicitud expresa del cliente o autorizado, con las respectivas autoridades del país requirente y los abogados defensores, que contribuya a obtener un mejor conocimiento del cliente y el estado de su proceso, que facilite el análisis y propuestas de oferta de servicios para la asesoría integral, de acuerdo con el diseño y desarrollo de una estrategia legal concreta, con la respectiva identificación de los argumentos de defensa y la preparación y presentación de documentos legales necesarios, acorde con la conveniencia, expectativa y necesidades del procesado.

 

3.4 Usuarios Relacionamiento y Cultura: 

1. Informar de aquellas noticias, actividades, eventos y proyectos que gestiona AIPEX S.A.S para la comunidad en general. 
2. Comunicar los logros, metas y el cumplimiento de sus funciones en eventos especiales. 
3. Llevar registros de programas especiales que constituyan prueba de la realización de dichos eventos. 
4. Informar a la comunidad o legítimos interesados, sobre las actividades que desarrolla AIPEX S.A.S en ejecución de su objeto institucional y que involucra el registro de las actividades a través de fotografías. 
5. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 

3.5 Candidatos a una vacante: 

1. Desarrollar y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos. 
2. Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección. 
3. Gestionar riesgos empresariales. 
4. Realizar (cuando sea necesario), pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales y pruebas necesarias en el desarrollo del proceso de selección. 
5. Contrastar los datos con las referencias laborales y personales aportadas en el proceso de selección. 
6. Entregar los datos a terceros encargados de los procesos de selección y/o contratación de AIPEX S.A.S. 7. Conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección. 

3.6 Empleados: 

1. Desarrollar y gestionar los procesos internos de vinculación y desvinculación de los empleados. 
2. Vinculación al Sistema de Seguridad Social en salud, pensiones, riesgos laborales y caja de compensación familiar de los empleados y su núcleo familiar. 3. Gestionar riesgos empresariales. 
3. Cumplir con el proceso de nómina: pago de salarios, prestaciones sociales, afiliaciones, beneficios legales y/o extralegales, entre otros requeridos. 
4. Desarrollar estrategias y actividades de bienestar personal, familiar y mejoramiento de sus condiciones de vida.
5. Conocer y analizar las competencias de los empleados para contribuir al desarrollo de un plan de crecimiento personal y profesional dentro de la organización. 
6. Asignar permisos físicos y lógicos dentro de las instalaciones y sistemas de AIPEX S.A.S. 
7. Recolectar evidencia y logs respecto de las actividades realizadas en los sistemas de información y/o redes propias o de terceros. 

9.Incorporar y almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos de AIPEX S.A.S. 

3.7 Proveedores y contratistas: 

1. Gestionar contractualmente las adquisiciones de bienes y servicios demandados por la organización para su normal funcionamiento o el cumplimiento de funciones delegadas. 
2. Gestionar administrativamente la información de proveedores en las operaciones jurídicas, administrativas, psicosociales, económicas, financieras y contables que están directamente relacionadas con la gestión de facturación, cobros y pagos que se presentan en el desarrollo y cumplimiento de los procesos contractuales. 
3. Realizar la encuesta del perfil sociodemográfico de los contratistas de AIPEX S.A.S. 4. Cumplir con las normas del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. 
4. Realizar informes estadísticos que nos permitan identificar y mitigar riesgos laborales.

3.8 Comunidad en general: 

1. Gestión documental de los documentos que conforman la correspondencia, libros y papeles de AIPEX S.A.S y el ejercicio de sus funciones, en cumplimiento de lo dispuesto por el Código de Comercio. 
2. Llevar el registro de las personas que ingresan a las instalaciones y plataformas de AIPEX S.A.S. 3. Adelantar actividades de servicio al cliente para atender preguntas e identificar necesidades para el mejoramiento de los servicios a través de correos electrónicos, redes sociales (RRSS), servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas. 

3.9 Videovigilancia: Capturar datos personales como imagen y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) para brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un espacio físico determinado. 

3.10 Datos sensibles o de menores de edad: Si en el ejercicio de las funciones delegadas a AIPEX S.A.S, llegaren a recolectarse datos que puedan considerarse sensibles, especialmente protegidos o de menores de edad, se aplicarán medidas de seguridad altas para custodiar dicha información y se restringirá su acceso por terceros no autorizados. AIPEX S.A.S tratará datos sensibles o especialmente protegidos cuando: • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. Adicionalmente, para el tratamiento de datos sensibles o especialmente protegidos, AIPEX S.A.S cumplirá con las siguientes obligaciones: • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. • Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso. • No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). AIPEX S.A.S tratará datos de menores de edad cuando: • Estos sean de naturaleza pública. • El tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. • Se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes. 

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL Y PROCEDIMIENTO APLICABLE 

4.1 Derecho de los titulares de información personal: AIPEX S.A.S respetará en todo momento los derechos de los titulares de datos personales en el tratamiento de estos. Estos derechos incluyen: • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPDP. • Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la LEPDP y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El acceso está sujeto a los límites del artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Unificado en el Decreto 1074 de 2015.

4.2 Procedimientos: • Consulta. Los titulares pueden consultar su información personal en nuestras bases de datos y archivos. Garantizamos el derecho de consulta conforme a la LEPDP, proporcionando la información bajo nuestro control. Establecemos medidas de autenticación para identificar de manera segura al titular que realiza la consulta. Las consultas serán tramitadas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Si no podemos atender una consulta dentro del plazo, informaremos al interesado las razones antes del vencimiento del plazo, el cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. • Reclamo. Los titulares pueden presentar reclamos si consideran que su información almacenada en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o si detectan incumplimiento de deberes y principios en la normativa sobre protección de datos personales. Los reclamos podrán presentarse de forma directa o al encargado del tratamiento de datos. Definimos medidas de autenticación para identificar de manera segura al titular que realiza el reclamo, siguiendo lo establecido en el artículo 15 de la LEPDP. Si el reclamo está incompleto, se otorgará un plazo de cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la solicitud sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo. Si el reclamo no es de nuestra competencia, se dará traslado en un máximo de dos (2) días hábiles, informando al titular. Al recibir el reclamo completo, incluiremos en la base de datos una leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. El plazo máximo para resolver el reclamo es de quince (15) días hábiles desde su recepción. Si no es posible atenderlo en dicho plazo, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

1. CANALES DE ATENCIÓN DISPUESTOS AL TITULAR Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales: • Formulario de Contáctenos que se encuentra en nuestro portal web: http://www.aipexapp.com. Sección “Contáctenos”. • Teléfono móvil: 3175146890 Toda solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información: • Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes • Número de identificación • Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus causahabientes o representantes • Descripción de la solicitud • Presentarse a través de los canales establecidos en la presente política.

Los derechos podrán ser ejercidos así: A nombre propio: Puede ejercer su derecho directamente realizando la consulta o reclamo en relación con los datos almacenados en nuestras bases de datos y/o archivos. Tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada. A través de apoderado: Puede ejercer su derecho a través de apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar el poder autenticado con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de Habeas Data a través de quien acredite su representación legal. 

1. ÁREA O PERSONA ENCARGADA DE TRAMITAR CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMACIONES Servicio al Cliente de AIPEX S.A.S será la encargada de tramitar las consultas, peticiones y reclamos de hábeas data. La Dirección Jurídica cumple la función de Oficial de Protección de Datos Personales de AIPEX S.A.S. 
2. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Trataremos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los tratamientos y finalidades por usted autorizadas; no obstante, deberemos conservar datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 
3. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS La presente política fue aprobada por la Gerencia de AIPEX S.A.S, y comenzó a regir a partir del 19 de enero de 2024. 

POLÍTICA DE DERECHOS DE AUTOR.

La Plataforma AIPEXAPP no concede ninguna licencia o autorización de uso de ninguna clase sobre los desarrollos intelectuales publicados en la página web, o sobre cualquier otra propiedad o derecho relacionado con sus contenidos, motivo por el cual no se hace responsable de la información que se halle fuera del sitio web.

Los Usuarios se abstendrán de iniciar cualquier acción o reclamación contra de la Plataforma AIPEXAPP, relacionada con los contenidos que son consultados del sitio web o de app, opinión o comentario proveniente de los Administradores, siendo aceptado por los Clientes y Usuarios que tales acciones o reclamaciones solo podrán ser iniciadas contra el directo responsable. (Corporaciones, Despachos Judiciales, Consejos Seccionales y Direcciones Seccionales),  en su calidad de administradores de contenido publicado en el sitio web de la Rama Judicial.

En el caso particular de la Plataforma AIPEXAP de Asistencia Integral de las Personas en Proceso de Extradición, se pueden realizar desde este sitio web, las consultas normales sin restricción con la frecuencia establecida en el plan adquirido por el cliente en el momento que desee, no obstante, no se puede ejecutar consultas automatizadas o la utilización de robots informáticos hacia la Plataforma y los aplicativos, esto en aras de proteger la integridad y disponibilidad de los datos y del sistema de información, dado que dichas automatizaciones representan un potencial riesgo, en la disponibilidad y efectividad del servicio.

Es obligación de AIPEXAPP SAS promover mecanismos de seguridad de la información, que no afecten el buen funcionamiento del servicio, instalando medidas técnicas tendientes a evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado, con el fin de impedir que se configure alguna de las conductas previstas en la Ley 1273 de 2009.

ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS.

Esta declaración de Confidencialidad y Protección de Datos está sujeta a los términos y condiciones de la Plataforma AIPEXAPP, con lo cual constituye un acuerdo legal entre el cliente o usuario registrado en la Plataforma AIPEXAPP.

Si el cliente o usuario utiliza los servicios de la Plataforma AIPEXAPP, significa que ha leído, entendido y aceptado los términos antes expuestos. Si no está de acuerdo con ellos, tiene la opción de no proporcionar ninguna información personal, o no utilizar el servicio de la Plataforma AIPEXAPP. 

Si cualquier disposición de estas condiciones pierde validez o fuerza obligatoria, por cualquier razón, todas las demás disposiciones, conservan su fuerza obligatoria y carácter vinculante.

Vigencia del tratamiento de los datos: la información suministrada y publicada permanecerá almacenada por el tiempo que sea determinado o que sea indicado por ley para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada.

Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos personales: AIPEXAPP SAS se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y, en general, cuando sea necesario para brindar un buen servicio.

DIVULGACIÓN

La presente política será vinculante y deberá ser publicada a todos los usuarios y a la ciudadanía en general, dentro de los sitios web y la Plataforma de AIPEXAPP o quien haga sus veces será el responsable de la administración de esta política y en esa medida gestionará con las áreas involucradas su divulgación, cumplimiento y actualización.​

NORMAS DE CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Se considera norma de confidencialidad y protección de datos toda la información suministrada por el cliente o usuario de la Plataforma AIPEXAPP, así como la información que por orden judicial o disposición legal se encuentra reservada al público, de esta manera la Plataforma AIPEXAPP se compromete a proteger la privacidad de dicha información, siempre y cuando los clientes, usuarios y administradores de contenido mantengan actualizada la información en los sitios disponibles en la Plataforma AIPEXAPP, en el app y los sitios web.

Establece la Ley 1712 de 6 de marzo de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, en sus Artículos 2 y 7 que:

“Artículo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley”

 “Artículo 7. Disponibilidad de la Información. En virtud de los principios señalados, deberá estar a disposición del público la información a la que hace referencia la presente ley, a través de medios físicos, remotos o locales de comunicación electrónica. Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas dicha información en la Web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones…”  

 Se reserva el derecho de modificar las Normas de Confidencialidad y Protección de Datos que a continuación se detallan a fin de adaptarlas a nuevos requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar mejores y más oportunos servicios y contenidos informativos, por lo cual se aconseja revisar estas normas periódicamente.

 Constitución política de Colombia.  Artículo 15.

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado, podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

 En desarrollo del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, la cual establece los principios y disposiciones aplicables al tratamiento de datos personales que se encuentren registrados en cualquier base de datos de entidades tanto de carácter público como privado.

A través de la citada Ley también se desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 20 de la Constitución Política, valga decir, el derecho al habeas data. De allí que en el literal c) del artículo 3 de la citada normativa defina el dato personal en los siguientes términos: “Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”. Los datos personales a su vez se clasifican en: a) públicos, los cuales se han definido como tal por la Constitución o la Ley, y los que no tienen la condición de datos semiprivados, datos privados o datos sensibles, y, que pueden ser consultados por cualquier persona de manera directa sin el consentimiento del titular; por ejemplo: datos relativos al número de identificación, apellidos, lugar y fecha de expedición del documento, registro civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante, etc.; b) semiprivados, entendidos como aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general por ejemplo: fecha y lugar de nacimiento; y c) privados o sensibles, como aquellos datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para su titular y puede afectar la intimidad del mismo, cuyo tratamiento no se puede hacer sin autorización de su titular; por ejemplo: dirección de residencia y teléfono, datos relacionados con la salud, la orientación sexual, o los datos biométricos, libros contables y papeles del comerciante, entre otros.

 Ley 1581 de 2012 Protección de Datos personales

 Artículo 1o. Objeto. La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Artículo 2o. Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.

La presente ley aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

Artículo 4o. Principios para el tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. f) Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

De otro lado, debe tenerse en cuenta que el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, establece los casos en lo que no es necesaria la autorización de la persona para el tratamiento de sus datos, entre las cuales se encuentra: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Asimismo, el artículo 13 de la misma Ley, consagra a quienes puede entregársele los datos personales: a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley de protección de datos personales, se aplican de manera armónica e integral los siguientes principios: principio de legalidad en materia de tratamiento de datos, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad o calidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad y principio de confidencialidad; de tal forma que la información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) a los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; b) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; c) a los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Por otro lado, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado establecieron los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares para el debido tratamiento de datos personales en sistemas de información interoperables (habeas data), a través de la Circular Externa Conjunta No. 4 del 5 de septiembre de 2019, mediante la cual concluye lo siguiente:

 “Primero. La interoperabilidad entre sistemas de información donde circulan datos personales debe realizarse conforme a los principios señalados en la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales), por lo que no es necesaria la expedición de una norma adicional y específica para este fin.

Segundo. La protección de datos personales no se opone a la interoperabilidad siempre y cuando se respete lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución (todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre) junto con la mencionada ley se tengan en cuenta sus excepciones y reglas de tratamiento y circulación de la información.

Tercero. Las entidades públicas o administrativas no requieren obtener la autorización de la persona para tratar datos personales cuando la información se necesita para el ejercicio de sus funciones. El término “tratamiento” incluye cualquier actividad con datos personales (recolección, usos y circulación).

Cuarto. La Ley 1581 de 2012 autoriza a las entidades privadas a ya las organizaciones públicas para que suministren a las entidades públicas o administrativas datos personales que sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales. Por lo tanto, no se requiere una autorización especial o adicional para poder suministrar a esas entidades datos en el marco de un proyecto de interoperabilidad, siempre y cuando la información que entreguen sea útil, pertinente y necesaria para cumplir los cometidos constitucionales y de ley de las entidades públicas”.

Es pertinente resaltar la Ley 1266 de 2008, por medio de la cual se dictan disposiciones generales del habeas data, en concordancia con la Ley 1581 de 2012 mediante la cual se regula la protección de datos personales, aplican para todo tipo de uso, recolección, tratamiento o almacenamiento de datos personales de manera transversal en herramientas tecnológicas que las entidades manejen.

 

PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

La información proporcionada por el cliente o usuario al registrarse en la Plataforma AIPEXAPP, está resguardada tecnológicamente y sólo podrá acceder a ella, el mismo usuario a través del usuario y clave (password) creadas por el mismo cliente para el usuario autorizado, o en los casos en que el cliente lo requiera, puede autorizar el acceso a un tercero que él mismo registrará y autorizará en la plataforma AIPEXAPP o autorizará expresamente a los integrantes del equipo de apoyo de la Plataforma AIPEXAPP, cuando así el cliente o usuario autorizado lo requiera. 

El cliente o usuario es el único responsable de mantener actualizada la información de su cuenta y activo el correo electrónico y la clave de acceso (password) a la Plataforma AIPEXAPP. Para mitigar y disminuir los riesgos operacionales en la Plataforma, se recomienda al cliente o usuario salir de su cuenta y cerrar la ventana de su navegador cuando finalice su actividad, más aún si comparte su dispositivo móvil o computadora con alguien o utiliza una computadora en un lugar público como una biblioteca o un café Internet, igualmente se recomienda periódicamente modificar la contraseña asignada.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, revocar la autorización, conocer los datos que son tratados, actualizarlos, rectificarlos cuando se considere que existe deficiencia en su calidad, y finalmente solicitar la supresión de datos siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de continuar con el tratamiento (artículo 2.2.2.25.2.8 Decreto 1074 de 2015.

Además, se dictó disposiciones generales para la protección de datos personales y dispuso como deberes de los sujetos obligados, entre otros, el contenido en el artículo 17, literal k) que expresamente señala “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consulta y reclamos”.

Se garantiza el tratamiento de datos personales en la Plataforma AIPEXAPP y de la Consulta de Procesos Nacional Unificada, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 en lo relacionado con los principios de libertad y confidencialidad, y dando cumplimento con las reglas del tratamiento de datos personales y propende por la protección del derecho fundamental de habeas data, a través de: i) la definición de la política de tratamiento de información personal que estará disponible para los titulares y terceros; ii) contará con un aviso de privacidad en el que se garantice el correcto tratamiento además de los datos públicos y semiprivados, los datos privados o sensibles y; iii) la autorización a los titulares para el tratamiento de su información personal, en los casos que se requiera, a excepción de la interoperabilidad de información entre entidades, toda vez que dichos datos personales sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales, cuándo sea el caso.

El cliente y los usuarios autorizan a la Plataforma AIPEXAPP, realizar la Consulta de Procesos Nacional Unificada de la rama judicial, para garantizar la asesoría integral contratada por el cliente que requiere el acceso periódico a consultar la información de los procesos judiciales y las personas vinculadas a los mismos, no se permite el acceso indiscriminado a datos personales protegidos por el derecho de habeas data.

Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales: dentro del compromiso legal y corporativo para garantizar la confidencialidad de la información personal, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:

Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

Principio de finalidad: la incorporación de datos a las bases físicas o digitales deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.   

Principio de libertad: se realizará tratamiento de datos personales cuando se cuente con la autorización o cuando por norma exista una facultad para hacerlo, en los términos del art. 3° literal a) y 6° literal a) de la Ley 1581 del 2012, así como la sección II del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.      

Principio de veracidad y calidad: se propenderán porque la información sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual se dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales en los caos que aplique.

Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: se comprometen a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario o por la normatividad.

Principio de seguridad: se adelantarán todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no circule o personas no autorizadas accedan a ella.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

La Plataforma AIPEXAPP no compartirá ni revelará con terceros la información confidencial de los clientes y usuarios registrada en las aplicaciones y desarrollos tecnológicos, tales como el portal web, la app, la Consulta de Procesos de la rama judicial, SIERJU, SIDN, Consulta de Jurisprudencia, Antecedentes Disciplinarios, Consulta Auxiliares de la Justicia, Gaceta de Foro, Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Medio Ambiente SIGCMA, Actos Administrativos, SAIDOJ, CAP, Biblioteca Virtual, Videoteca y aplicaciones conexas y futuras, excepto que tenga expresa autorización de la Rama Judicial, o cuando ha sido requerido por orden judicial o legal.

La Ley 1266 de 2008, en concordancia con la Ley 1581 de 2012, salvaguarda el tratamiento de la información y obliga a quienes administran la información y responsables del tratamiento a mantener la reserva de los datos de todo ciudadano. Así, entre las obligaciones que deben cumplir los responsables del tratamiento de información se encuentra: a) garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; b) conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias; c) realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley; y d) permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Teniendo en cuenta lo anterior la Plataforma AIPEXAPP se compromete al tratamiento de los datos personales para su almacenamiento, uso, circulación recolección, y eliminación, en el marco de las siguientes finalidades: i) en relación con la naturaleza y las funciones propias del servicio de asesoría integral a las personas en proceso de extradición y ii) en relación con el desarrollo de la asesoría y el funcionamiento de la plataforma.

En consecuencia, la Plataforma AIPEXAPP cumple con los criterios de búsqueda señalados de los datos e información que serán privados en la consulta y la información del cliente o usuario publicada en la “Consulta de Procesos Nacional Unificada” de la rama judicial, que se realiza para disponer de la información oficial de gestión procesal para los ciudadanos, también cumple con los criterios de búsqueda señalados de los datos e información que serán públicos con la consulta, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, los cuales son públicos, que los datos que se muestran no son privados o sensibles, garantizando los derechos de los titulares en el tratamiento de los mismos.

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